ארגון אירוע, כאשר אינכם בעלי מקצוע ואינכם מיומנים בתחום, עלול להתגלות כמשימה לא קלה, אשר במהלכה, עשויות להתגלות כל מיני נקודות קטנות, אשר נראות כלא חשובות באותו הרגע, אבל, בוודאות, הן עלולות לשוב ולצוץ בהמשך, אם לא תטופלנה ותיסגרנה עד הסוף. בין אותן נקודות, ישנן שלוש נקודות בולטות במיוחד, אותן, ניתן בפשטות לכנות שלושה הצדיקים (לא “צדיק” כמו אחד מל”ו צדיקים, אלא האות צ’ ).
ציוד – השכרת ציוד לאירועים
“ציוד” הוא מונח רחב, אשר, בהתייחס לארגון אירועים, יכול לכלול את ציוד ההגברה, ציוד התאורה, התפאורה בה אתם עושים שימוש כרקע לאירוע ועוד תחומים רבים. אולם, אין זה משנה באיזה סוג ציוד מדובר, ישנם מספר טיפים, שמטרתם לצמצם ככל האפשר את הטעויות בבחירת ספקית השכרת ציוד לאירועים. ראשית, דאגו לקבל המלצות על ספקית הציוד, והקפידו לוודא כי מדובר בהמלצות אובייקטיביות ככל האפשר. שנית, וודאו כי ספקית הציוד מתמחה בתחום האירועים של האירוע שלכם (למשל, שכירת ציוד הגברה לחתונה מחברה שמתמחה בציוד הגברה למסיבות יער, עלולה להותיר אתכם עם הציוד הלא מתאים). שלישית, וודאו את רמת השירותיות והתמיכה לה אתם יכלים לצפות מהחברה שמשכירה את הציוד. חברה שאיננה עומדת לרשותכם בעת בחירת הציוד המתאים, סביר להניח שלא תעמוד לרשותכם במידה ותיתקלו בבעיה בעת פרישת הציוד או הפעלתו.
צלם – בחירת צלם והחלטה על פורמט התיעוד של האירוע
שפע טכנולוגיות התיעוד העומד לבחירתכם כיום, הוא גדול, ולכן, אתם בקלות עלולים להחמיץ את בחירת הצלם המתאים לאירוע שלכם. לכן, לפני שאתם מחפשים צלם, אתם צריכים להחליט האם אתם רוצים צילומי סטילס, ווידיאו, DSLR, GOPRO, מצלמת רחף, רחפן, פולארויד, מגנטים וכן הלאה. לאחר שגיבשתם את ההעדפות שלכם, תוכלו לבחור בצלם אחד או צוות של שני צלמים, תלוי, בין השאר, בגודל השטח בו מתרחש האירוע.
צוות – האנשים שמאחורי הקלעים
רוב אנשי המקצוע שתשכרו לצורך האירוע, יגיעו עם צוות משלהם: לאולם האירועים צוות משלו, הקייטרינג יגיע המפעילים והמגישים, מפעיל האטרקציות יבוא צוות משלו,צלם אירועיםוכן הלאה. נכון, במרבית המקרים, אין לכם שליטה על הרכב הצוות שמגיע עם איש המקצוע, אולם, במקרים שמדובר בצוות שיש לו מגע עם המוזמנים לאירוע, כדאי שתקדימו ותפגשו את האנשים לפחות פעם אחת לפני האירוע. פגישה אחת כזו יכולה למנוע רגעים לא נעימים שעלולים לצוץ בהמשך, במהלך האירוע עצמו.
לסיכום
כאשר אתם מארגנים אירוע בצורה בלתי מקצועית, אתם עשויים להזדקק לכל עזרה שתוכלו לגייס. לכן, הקפידו להקיף את עצמכם באנשי מקצוע יעילים, איתם יש לכם כימיה, ועליהם תוכלו לסמוך, במידה ומשהו ישתבש. זוהי, בערך, כל התורה כולה על רגל אחת.
